Autor: Joanna

Mieszkasz za granicą i wynajmujesz nieruchomość w Polsce? Art. 113a ustawy o VAT i procedura SME Stan prawny: 16 sierpnia 2026 r. W poprzednim artykule wyjaśniałam, dlaczego zagraniczny właściciel nieruchomości nie powinien zakładać, że kwestia VAT kończy się na stwierdzeniu: „mój obrót jest niższy niż 240 000 zł”. W przypadku przedsiębiorcy mającego siedzibę działalności gospodarczej w innym państwie Unii Europejskiej przepisy przewidują bowiem szczególne rozwiązanie. Jest nim procedura SME, uregulowana w Polsce m.in. w art. 113a ustawy o podatku od towarów i usług. I właśnie tutaj pojawia się bardzo ważna informacja: Zagraniczny przedsiębiorca może w określonych warunkach korzystać w Polsce ze zwolnienia z VAT, ale nie dzieje się to automatycznie tylko dlatego, że jego obrót nie przekracza polskiego limitu. Czym jest procedura SME? Procedura SME jest rozwiązaniem umożliwiającym małym przedsiębiorcom korzystanie ze zwolnienia z VAT również w innych państwach członkowskich Unii Europejskiej, w których prowadzą działalność, mimo że ich siedziba działalności gospodarczej znajduje się w innym państwie. W Polsce regulację dotyczącą zagranicznych przedsiębiorców zawiera art. 113a ustawy o VAT. Dzięki temu przedsiębiorca mający siedzibę np. w Niemczech może – po spełnieniu określonych warunków – korzystać ze zwolnienia z VAT również w Polsce. Procedura obowiązuje od 1 stycznia 2025 r. To rozwiązanie może mieć istotne znaczenie dla osób posiadających nieruchomości w Polsce i uzyskujących z nich przychody. Czy zagraniczny właściciel nieruchomości może skorzystać z procedury SME? Tak, ale nie każdy i nie automatycznie. W pierwszej kolejności trzeba ustalić, czy dana osoba działa jako podatnik VAT oraz czy jej działalność mieści się w zakresie procedury. Następnie należy sprawdzić m.in.: gdzie znajduje się siedziba działalności gospodarczej podatnika, jaka jest wartość jego sprzedaży w całej Unii Europejskiej, jaka jest wartość sprzedaży w Polsce, czy wykonywane czynności mogą korzystać ze zwolnienia, czy podatnik spełnia warunki formalne procedury SME. To szczególnie ważne przy nieruchomościach, ponieważ sam fakt posiadania mieszkania w Polsce nie przesądza jeszcze o sposobie rozliczenia VAT. Dwa limity, o których trzeba pamiętać Procedura SME opiera się na dwóch poziomach limitów. 1. Limit 100 000 euro – cała Unia Europejska Podstawowym warunkiem jest to, aby całkowita roczna wartość dostaw towarów i świadczenia usług podatnika, dla których miejscem opodatkowania jest terytorium Unii Europejskiej, nie przekroczyła 100 000 euro ani w poprzednim, ani w bieżącym roku podatkowym. Do tego limitu bierze się pod uwagę działalność podatnika na terenie całej UE, a nie tylko jego sprzedaż w Polsce. 2. Limit obowiązujący w Polsce Drugi limit wynika z polskich przepisów dotyczących zwolnienia podmiotowego. Od 1 stycznia 2026 r. limit ten wynosi 240 000 zł. Zmiana z 200 000 zł do 240 000 zł została wprowadzona ustawą z 24 czerwca 2025 r. Co istotne, przepisy przejściowe dotyczące podwyższenia limitu zostały odpowiednio zastosowane również do podatników, o których mowa w art. 113a ustawy o VAT. W praktyce oznacza to, że w 2026 r. przy analizie możliwości zastosowania zwolnienia w Polsce trzeba uwzględnić limit 240 000 zł. Limit to jednak nie wszystko I to jest najważniejsza część całej procedury. Można bowiem spotkać się z sytuacją, w której zagraniczny przedsiębiorca: ma siedzibę działalności gospodarczej w Niemczech, posiada mieszkanie w Polsce, osiąga z najmu np. 100 000 zł rocznie, nie przekracza 100 000 euro sprzedaży w UE. Można by więc pomyśleć: „Nie przekraczam limitów, więc jestem zwolniony z VAT w Polsce”. To nie jest prawidłowy sposób myślenia. W przypadku procedury SME konieczne jest uprzednie przeprowadzenie odpowiedniej procedury administracyjnej. Numer EX – kluczowy element procedury Podatnik, który chce korzystać ze zwolnienia w ramach procedury SME, musi dokonać odpowiedniego uprzedniego powiadomienia w państwie członkowskim swojej siedziby. W przypadku polskiego podatnika chcącego korzystać ze zwolnienia w innym państwie UE procedura odbywa się za pośrednictwem e-Urzędu Skarbowego. Natomiast w przypadku zagranicznego przedsiębiorcy, którego państwem siedziby jest inne państwo UE, procedura jest prowadzona za pośrednictwem właściwej administracji podatkowej tego państwa. Po pozytywnym zakończeniu procedury przedsiębiorca otrzymuje indywidualny numer identyfikacyjny związany z procedurą SME – numer EX. Numer EX jest więc swego rodzaju potwierdzeniem uczestnictwa w procedurze. Co ważne, Ministerstwo Finansów wskazuje, że numer EX jest nadawany przez państwo członkowskie siedziby działalności gospodarczej podatnika i ma zastosowanie do państw, w których podatnik korzysta z procedury. W przypadku Polski numer ma strukturę PL[NIP]-EX. Nie można korzystać ze zwolnienia „wstecz” To jedna z najważniejszych praktycznych kwestii. Samo spełnienie limitów nie daje prawa do automatycznego zastosowania zwolnienia za okres, w którym procedura nie została jeszcze uruchomiona. Ministerstwo Finansów wskazuje, że zwolnienie w ramach procedury SME przysługuje od dnia, w którym podatnik zostanie poinformowany o nadaniu albo potwierdzeniu numeru EX, jeżeli spełnione są również warunki korzystania ze zwolnienia w danym państwie. Do tego momentu podatnik powinien rozliczać się na dotychczasowych zasadach. Dlatego przedsiębiorca, który już prowadzi działalność w Polsce, powinien zająć się procedurą odpowiednio wcześniej, a nie dopiero po otrzymaniu wezwania z urzędu skarbowego. Ile trwa uzyskanie numeru EX? Procedura wymaga czasu. Ministerstwo Finansów wskazuje termin 35 dni roboczych na załatwienie sprawy dotyczącej nadania lub potwierdzenia numeru EX. Termin może zostać przedłużony, jeżeli konieczna jest dodatkowa weryfikacja związana m.in. z przeciwdziałaniem uchylaniu się od opodatkowania lub unikaniu opodatkowania. To kolejny argument za tym, aby nie odkładać formalności do momentu rozpoczęcia działalności. A co z kwartalnymi informacjami? Procedura SME nie oznacza całkowitego zniknięcia obowiązków związanych z VAT. Podatnik korzystający z procedury ma obowiązek przekazywania informacji kwartalnych dotyczących obrotu. Informację kwartalną składa się w terminie miesiąca od zakończenia kwartału. Jeżeli natomiast zostanie przekroczony unijny limit 100 000 euro, podatnik ma dodatkowy obowiązek informacyjny – informację kwartalną za okres od początku kwartału do dnia przekroczenia limitu należy złożyć w terminie 15 dni roboczych od dnia jego przekroczenia. Oznacza to, że procedura SME jest uproszczeniem w zakresie opodatkowania, ale nie oznacza braku obowiązków ewidencyjnych i informacyjnych. Przykład: właściciel mieszkania mieszkający w Niemczech Załóżmy, że Pan Adam mieszka w Niemczech i prowadzi tam działalność gospodarczą. Jest właścicielem apartamentu w Polsce. Apartament wynajmuje polskiej firmie, która następnie wykorzystuje go do najmu krótkoterminowego. Roczny przychód Pana Adama z tego źródła wynosi 120 000 zł. Na pierwszy rzut oka sytuacja wydaje się prosta: 120 000 zł < 240 000 zł, więc VAT nie występuje. Ale taka konkluzja jest zbyt szybka. Należy

VAT od najmu nieruchomości w Polsce przez nierezydenta – obowiązki zagranicznego właściciela Od wielu lat pomagam przedsiębiorcom i organizacjom podejmować bezpieczne decyzje podatkowe.

 Moje doświadczenie łączę z indywidualnym podejściem, aby każda współpraca przynosiła realne korzyści i spokój w prowadzeniu działalności.
 ▪︎ Profesjonalne doradztwo – dopasowane do specyfiki Twojej firmy i aktualnych przepisów podatkowych.

 ▪︎ Skuteczne rozwiązania – pomagam minimalizować ryzyko podatkowe i osiągać korzystne rezultaty.

 ▪︎ Bezpieczne rozwiązania – wszystkie działania oparte na obowiązującym prawie i aktualnej praktyce organów. Wynajem mieszkania w Polsce przez osobę mieszkającą za granicą Posiadanie nieruchomości w Polsce przez osobę mieszkającą w Niemczech, Wielkiej Brytanii, Norwegii, Holandii czy innym państwie nie oznacza, że właściciel jest całkowicie poza polskim systemem podatkowym. Jeżeli nieruchomość znajduje się w Polsce i jest wykorzystywana do działalności związanej z najmem, konieczne jest każdorazowo sprawdzenie, jakie obowiązki podatkowe powstają w Polsce. Dotyczy to nie tylko podatku dochodowego, ale również podatku od towarów i usług (VAT). W praktyce szczególne problemy pojawiają się w przypadku nierezydentów, którzy: ⦁ posiadają mieszkanie lub apartament w Polsce,⦁ wynajmują je polskiej firmie,⦁ korzystają z usług profesjonalnego operatora najmu,⦁ otrzymują od operatora comiesięczne rozliczenia,⦁ nie prowadzą samodzielnie działalności związanej z obsługą najmu,⦁ zakładają, że skoro ich przychody są stosunkowo niewielkie, VAT ich nie dotyczy. Takie założenie może być błędne. Najem długoterminowy a najem krótkoterminowy – znaczenie celu najmu Jedną z najważniejszych kwestii przy analizie VAT jest ustalenie, w jakim celu nieruchomość jest wynajmowana. Inaczej należy ocenić najem mieszkania osobie fizycznej, która wykorzystuje je do zaspokojenia własnych potrzeb mieszkaniowych, a inaczej sytuację, w której mieszkanie zostaje wynajęte przedsiębiorcy prowadzącemu działalność gospodarczą. Przykładowo: Właściciel z Niemiec wynajmuje mieszkanie w Warszawie polskiej spółce. Spółka następnie udostępnia mieszkanie turystom na pobyty kilkudniowe. W takim przypadku nie można automatycznie przyjąć, że właściciel korzysta ze zwolnienia właściwego dla najmu nieruchomości na cele mieszkaniowe. Dla prawidłowego rozliczenia VAT istotny jest bowiem nie tylko fakt, że przedmiotem umowy jest „mieszkanie”, lecz również rzeczywisty charakter i cel świadczenia. Czy zagraniczny właściciel może korzystać ze zwolnienia z VAT? To jedno z najczęściej zadawanych pytań. Właściciel nieruchomości może argumentować: „Moje przychody z najmu nie przekraczają limitu zwolnienia z VAT, więc nie muszę rozliczać podatku”. Nie zawsze jednak będzie to prawidłowe. Przepisy dotyczące zwolnienia podmiotowego z VAT zawierają szczególne regulacje dotyczące podatników niemających siedziby działalności gospodarczej na terytorium Polski, a także wyłączenia ze zwolnienia. Dlatego sam poziom przychodów nie przesądza o prawie do zwolnienia. Przed ustaleniem sposobu rozliczenia należy przeanalizować między innymi: ⦁ status podatkowy właściciela,⦁ miejsce prowadzenia działalności gospodarczej,⦁ charakter świadczonej usługi,⦁ status bezpośredniego najemcy,⦁ cel wykorzystania nieruchomości,⦁ sposób dalszego udostępniania lokalu,⦁ wysokość obrotu,⦁ możliwość zastosowania konkretnego zwolnienia z VAT. Ważne: limit VAT nie powinien być analizowany w oderwaniu od statusu podatnika W przypadku nierezydenta szczególnie ryzykowne jest mechaniczne stosowanie krajowego limitu zwolnienia bez wcześniejszego sprawdzenia, czy podatnik w ogóle spełnia warunki korzystania z tego zwolnienia. Właśnie dlatego sytuację zagranicznego właściciela warto przeanalizować przed rozpoczęciem najmu, a nie dopiero po otrzymaniu pisma z urzędu skarbowego. Firma zarządzająca najmem nie zawsze przejmuje obowiązki podatkowe właściciela Właściciel nieruchomości często zakłada, że skoro przekazał mieszkanie profesjonalnej firmie, to firma ta zajmie się również wszystkimi rozliczeniami. To nie zawsze jest prawdą. Szczególne znaczenie ma treść zawartej umowy. Należy ustalić, czy firma: ⦁ działa jako pośrednik właściciela,⦁ sama wynajmuje nieruchomość od właściciela i następnie udostępnia ją swoim klientom,⦁ działa we własnym imieniu i na własny rachunek,⦁ jedynie administruje nieruchomością,⦁ pobiera czynsz w imieniu właściciela,⦁ wystawia dokumenty związane z najmem,⦁ świadczy dodatkowe usługi na rzecz właściciela. Każdy z tych modeli może prowadzić do innych skutków podatkowych. „Za podatki odpowiada właściciel” – czy taki zapis rozwiązuje problem? W umowach z operatorami nieruchomości można znaleźć postanowienia, zgodnie z którymi właściciel odpowiada za własne zobowiązania podatkowe. Taki zapis nie powinien być jednak traktowany jako dowód, że operator nie ma żadnych obowiązków informacyjnych czy rozliczeniowych. Co najważniejsze, umowa cywilnoprawna nie może zmienić tego, kto zgodnie z ustawą jest podatnikiem VAT. Jeżeli obowiązek podatkowy spoczywa na właścicielu nieruchomości, organ podatkowy może dochodzić należności właśnie od niego. Dla zagranicznego właściciela oznacza to realne ryzyko finansowe. Zaległy VAT to nie tylko sam podatek Błąd w rozliczeniach może zostać ujawniony dopiero po kilku latach. W takiej sytuacji problemem może być: zaległy VAT + odsetki za zwłokę + konieczność złożenia zaległych rozliczeń + ewentualne konsekwencje związane z niewykonaniem obowiązków podatkowych. Co więcej, jeżeli czynsz został już wcześniej ustalony i wypłacony właścicielowi, późniejsze rozliczenie VAT może oznaczać, że ekonomiczny ciężar podatku pozostanie po jego stronie. Dlatego prawidłowa analiza podatkowa przed podpisaniem umowy może uchronić właściciela przed kosztownym problemem w przyszłości. Co powinien zrobić zagraniczny właściciel nieruchomości w Polsce? Jeżeli mieszkają Państwo za granicą i posiadają nieruchomość w Polsce, która jest wynajmowana za pośrednictwem firmy zarządzającej, warto zweryfikować sytuację podatkową. W szczególności należy sprawdzić: 1. Umowę z operatorem Czy jest to umowa najmu, zarządzania, pośrednictwa czy inny model współpracy? 2. Rzeczywisty sposób wykorzystania nieruchomości Czy lokal służy zaspokajaniu potrzeb mieszkaniowych, czy jest wykorzystywany do najmu krótkoterminowego? 3. Status bezpośredniego najemcy Czy najemcą jest osoba fizyczna, przedsiębiorca, spółka czy profesjonalny operator? 4. Obowiązki w VAT Czy właściciel jest podatnikiem VAT? Czy może korzystać ze zwolnienia? Czy konieczna jest rejestracja VAT? 5. Podatek dochodowy Niezależnie od VAT należy również przeanalizować sposób opodatkowania przychodów z najmu w Polsce oraz wpływ właściwej umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania. 6. Dotychczasowe rozliczenia Jeżeli najem trwa już od kilku lat, warto sprawdzić, czy wcześniejsze rozliczenia były prawidłowe. Czy warto czekać na urząd skarbowy? Zdecydowanie nie. W przypadku zagranicznych właścicieli nieruchomości największym problemem nie jest często sam podatek, lecz brak świadomości istnienia obowiązku podatkowego. Właściciel otrzymuje regularnie przelewy od firmy zarządzającej, otrzymuje zestawienie przychodów i może być przekonany, że skoro profesjonalny operator zajmuje się całym najmem, wszystko zostało prawidłowo rozliczone. Tymczasem odpowiedzialność podatkowa może pozostać po stronie właściciela. Dlatego przed rozpoczęciem współpracy z operatorem, a także w przypadku już trwającego najmu, warto przeprowadzić kompleksową analizę podatkową modelu wynajmu. W Kancelarii analizujemy sytuacje zagranicznych właścicieli nieruchomości wynajmowanych w Polsce, w szczególności w zakresie: ⦁ VAT od najmu nieruchomości,⦁ zwolnienia z VAT,⦁ obowiązków nierezydentów,⦁ najmu długoterminowego i krótkoterminowego,⦁ współpracy z operatorami najmu,⦁ podatku dochodowego od najmu,⦁ umów